Total Cost of Ownership: Auf der Suche nach den wahren Kosten

Marginale Spalte

Exemplarischer Ansatz entlang des Maschinenlebenszyklus.

November 2011

 

Das Streben nach Wahrheit beschäftigt traditionell Juristen und Philosophen, seit einigen Jahren aber auch Einkäufer, Controller und Unternehmensstrategen. Sie sind den wahren Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung von der Wiege bis zur Bahre auf den Fersen. Und diese Kosten, das weiß jeder Eigentümer eines Autos, stehen in keiner Preisliste.

 
 

Die wahren Kosten eines VW Golf errechnen sich noch mit moderatem Aufwand aus einigen wenigen Parametern – wenn man sie nicht gleich der Tabelle eines Automobilclubs entnimmt. Etwas anders gestaltet sich die Suche nach der ganzen Wahrheit bei Investitionsgütern wie Maschinen und Anlagen.

Zwar stehen auch hier einfache Rechenmodelle und Tabellenvorlagen zur Verfügung. Für eine differenziertere Kosten- und Leistungsbetrachtung gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlicher Ansätze und Methoden der Lebenszykluskosten-Analyse. Der Begriff der Total Cost of Ownership (TCO) beschränkt sich dabei nicht auf eine in Euro, Dollar oder Yen bemessene Summe, sondern steht für eine grundsätzliche Haltung.

Verschiedene Analyse- und Optimierungsinstrumente unterstützen den einfachen Beschaffungsvorgang, liefern aber auch die Datenbasis für komplexe Outsourcing-Entscheidungen, die Entwicklung und Gestaltung von Prozessen und Produkten sowie die Ausgestaltung von langfristigen Partnerschaften mit Lieferanten.

Neue Beziehungen zwischen Anbieter und Nachfrager

Maschinen und Anlagen sind meist Teil einer vernetzten Prozesskette und damit für die Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit und letztlich den Erfolg eines Gesamtsystems oder eines ganzen Unternehmens von Bedeutung. Es liegt also auf der Hand, dass für die Käufer von Investitionsgütern der reine Listenpreis einer Maschine eher an Bedeutung verliert, die Total Cost of Ownership dagegen zunehmend relevant werden.

Experten erwarten, dass beispielsweise in der Automobilindustrie Entscheidungen für Werkzeugmaschinen bald ausschließlich auf der Basis der Gesamtlebenszykluskosten getroffen werden. Daraus resultiert, dass auch die Anbieter verstärkt TCO-Überlegungen in ihre Produkte und Prozesse einfließen lassen müssen, um am Markt erfolgreich zu sein – Stichwort „Design-to-TCO“.

TCO bietet dabei die Möglichkeit, Wettbewerbsvorteile gegenüber ausschließlich über einen niedrigen Listenpreis agierenden Anbietern zu erreichen. Auch kann die zunehmende Verbreitung des TCO-Gedankens die Beziehungen zwischen Anbieter und Nachfrager ganz grundlegend verändern.

Anstelle eines simplen Tauschgeschäfts „Geld gegen Ware“ treten schon heute mehrdimensionale, auf langfristige Kooperation und Informationsrückfluss basierende Konzepte: „Geld gegen Verfügbarkeit“ kombiniert mit „Nutzungsdaten gegen Optimierung“. Wenn es gut läuft, resultiert daraus eine der raren, wahren Win-win-Situationen für beide Partner. Damit es gut läuft, sind einige Vorüberlegungen anzustellen und Kriterien zu beachten.

TCO erfolgreich einführen und umsetzen

Aus der Sicht des Betreibers gilt es, im Lebenszyklus von Maschinen und Anlagen eine Reihe von Entscheidungen zu treffen. Die Kosten, genauer die „Gesamtbesitzkosten“, spielen hier eine tragende und weitreichende Rolle. Ob als Grundlage für langfristige Investitionsbewertungen, für kurzfristige Instandhaltungsentscheidungen oder einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess: Die Total Cost of Ownership sind als Instrument eines transparenten Kostenmanagements, mit Bezug auf die Anlagen, unverzichtbar.

Idealtypisch baut der TCO-Ansatz auf bereits etablierte Strukturen eines Unternehmens, vervollständigt die vorhandenen Prozesse und setzt die Schwerpunkte neu. Aufgeteilt in einzelne Phasen lassen sich von der Betreiberseite vier Schwerpunktfelder eines Maschinenlebenszyklus identifizieren: Anforderung, Beschaffung, Nutzung und Verwertung. Innerhalb dieser Phasen bedarf es einer Reihe von Akteuren, Instrumenten, Kennzahlen und Prozessen, um ein dynamisches und transparentes Management der Gesamtkosten zu gewährleisten.

Eine unverzichtbare Grundlage für die Einführung und Umsetzung eines TCO-Ansatzes sind valide Daten. Dabei handelt es sich um Verhältniskennzahlen, die den Verlauf der Hauptkostentreiber (Instandhaltungs- und Energiekosten) sowie der Maschinenverfügbarkeit abbilden.

Neben der klassischen Kostenkennzahl, wie der Instandhaltungsrate, kommen neue Verbrauchsdaten, zum Beispiel des Energieverbrauchs, und Zeitdaten für die technische Verfügbarkeit zum Einsatz. Es sei jedoch angemerkt, dass sich die Anzahl der Kennzahlen und somit auch deren Tiefe je nach Maschinen- und Unternehmensform ändern kann und vorab geprüft werden muss.

Exemplarischer Ansatz entlang des Maschinenlebenszyklus

Der klassische TCO-Ansatz hat seinen Ursprung im Einkauf. In jüngerer Zeit setzen jedoch einige Betreiber auf eine umfassendere Verankerung im Unternehmen und eine Aufteilung der internen Verpflichtungen. Der Einkauf kann und soll nicht die alleinige Verantwortung für die Total Cost tragen.

Er ist in den ersten Phasen „Anforderung“ und „Beschaffung“ in der Pflicht und hat als verhandelnder Bereich die Aufgabe, alle TCO-relevanten Daten abzufragen, zu sammeln und in die Kaufentscheidung mit einzubeziehen. Ist die Maschine gekauft, übernimmt für die Abschnitte„Nutzung“ und „Verwertung“ der Bereich Instandhaltung.

Er steht für die Verfügbarkeit der Maschine ein und gewinnt durch die Verfolgung und Analyse der vereinbarten TCO-Kennzahlen nicht nur eine monetäre Grundlage für Verhandlungen und Verbesserungsprozesse der Maschine mit dem Lieferanten, sondern auch wertvolle Maschinendaten.

 

Anforderung.

Wo bislang Einkauf und Fertigung das Konzept für eine neue Maschine entwickelten, rücken bei Berücksichtigung der TCO auch Vertreter der Hauptkostentreiber Instandhaltung und Energie an den Tisch. Jede Partei bringt technische und kostenrelevante Themen und Kennzahlen ein, um ein technisch und ökonomisch optimales Anforderungsprofil, das heißt ein vollständiges Lastenheft, zu erstellen. Ziel ist die Spezifikation einer „TCO-gerechten“ Maschine.

Erfolgsfaktoren: interdisziplinäre Teams; vorhandene Datengrundlagen

Konfliktpunkte: Verantwortung; Zeit und Kapazität; Daten

Beschaffung.

Das um die Faktoren Instandhaltung und Energie erweiterte Lastenheft bildet neben den Anschaffungskosten nun zusätzlich die langfristigen Gesamtkosten der Maschine ab und erlaubt damit eine differenziertere Bewertung der Lieferantenangebote. Nach der Entscheidung für einen Lieferanten werden Grenzwerte für maximale jährliche Instandhaltungseinsätze, jährliche Ersatzteil- und Verschleißteilkosten sowie zustandsbezogene Energieverbräuche als Grenzwerte in einer TCO-Vereinbarung festgehalten. Für Form und Inhalt dieser Vereinbarung gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Herangehensweisen:

a) Vertragsvereinbarung:

Der Lieferant wird vertraglich auf TCO-relevante Kennwerte und Bedingungen (siehe oben) festgelegt und muss im Falle der Überschreitung Zusatzkosten übernehmen. Als Gegenleistung erhält er vom Betreiber die Nutzungsdaten der Maschine. Die Vorteile für den Betreiber sind Kostensicherheit und Maschinenverfügbarkeit, die Nachteile: Er muss Daten nachhalten und die Validität sicherstellen. Der Lieferant hat Wettbewerbsvorteile durch die Verfügbarkeit der Nutzungsdaten, trägt aber mögliche Kostenrisiken.

b) Kooperationsvereinbarung:

Ihr Ziel ist das Schaffen einer Win-win-Situation. Die vereinbarten TCO-Grenzwerte sind Richtwerte, über die der Verbesserungsprozess, die Verfügbarkeit der Maschine und somit auch die Kostenoptimierung gesteuert werden. Bei einer negativen Abweichung der Werte setzen sich Lieferant und Betreiber zusammen, um kooperativ die akuten Probleme zu lösen. Vorteile: Der Lieferant hat kein Kostenrisiko; er erhält Nutzungsdaten seiner Maschine und kann sie zur Optimierung seines Angebots nutzen. Der Betreiber erhält eine verfügbare Maschine und kann Kosten durch frühzeitig eingeleitete Optimierungs- und Vermeidungsstrategien reduzieren.

Erfolgsfaktoren: Datentransparenz; kooperative Kommunikation mit Lieferant; Vertrauen

Konfliktpunkte: Vertragsgestaltung; Nachhalten von Daten

 

Nutzung.

Während der Nutzungsphase einer Maschine oder Anlage werden üblicherweise zeitbezogene Kennzahlen zur Steuerung und zum Produktivitätsmanagement erfasst. Ungenau wird es dann, wenn Zeit in Geld umgerechnet werden soll. Ein TCO-Ansatz sieht daher ein kontinuierliches Kostenmanagement vor, das während der Nutzung der Maschine die tatsächlichen Kosten erfasst, mit den Grenzwerten abgleicht und im Falle einer Überschreitung entsprechende Maßnahmen einleitet. Diese können je nach Vereinbarung (siehe Beschaffung) zu Lasten des Lieferanten gehen oder als Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess dienen.

Erfolgsfaktor: nachhaltiger Prozess der Datenerfassung

Konfliktpunkt: Lastprofile der Maschine

Verwertung.

Abhängig von der Lebensdauer der Maschine gibt es in dieser letzten Phase diverse Ansätze zur Kostenminimierung: Modernisierung, Umbau, Verkauf, Verschrottung beziehungsweise Ausschlachten. Neuere Ansätze wie die „modulare Maschine“ ermöglichen es für die Zukunft, die Maschinenkosten deutlich zu senken, da nicht die komplette Maschine, sondern nur Module ausgetauscht werden müssen.

Erfolgsfaktoren: Wiederverwendung, Datenhistorien

Konfliktpunkte: bis dato ein noch offenes Feld!